Prepara tu evento empresarial con estos consejos

En cualquier empresa siempre hay momentos para celebrar. Ya sea una inauguración, un aniversario o la presentación de un nuevo producto, la mayoría de las empresas se ven en la necesidad de celebrar un evento.

Ya sea a grande o pequeña escala, estos consejos te ayudarán a triunfar en tu evento empresarial.

Y como ocurre ante la celebración de cualquier evento, son muchas las cuestiones a las que hay que hace frente. No gestionarlas bien puede terminar resultando un fracaso, tanto de la empresa como de quién lo organiza en el caso de que se delegue esta función.

Garantizar el éxito en un evento empresarial es bastante complicado. Pero si se cuenta con una correcta planificación estaremos preparados para hacer frente a cualquier posible contratiempo.

Presupuesto

Debe ser el primer paso y es importante que, durante todo el proceso de preparación del evento, nos ciñamos al presupuesto. Habitualmente, cuando estamos organizando una celebración, surgen ideas que suponen costes adicionales a lo previsto inicialmente. Contar con un presupuesto fijado previamente nos obligará a valorar económicamente todos los servicios adicionales que puedan surgir durante la preparación del evento.

 

El evento se debe ajustar al presupuesto

El espacio

Una vez fijado el presupuesto, podremos comenzar a buscar el espacio. El lugar debe contar con las características necesarias para el evento empresarial que queremos celebrar. Si es una conferencia, hará falta un espacio con sillas y un pequeño escenario.

Además, si queremos ofrecer un cocktail habrá que disponer de otra sala en la que poder servirlo.

En el caso de una fiesta, se puede optar por un espacio al aire libre si estamos en una época del año adecuada, como una finca.

Lo que siempre hay que tener presente es que el espacio elegido debe ir acorde con el objetivo y la temática del evento. Además, si el lugar cuenta con la capacidad de adaptarse a la filosofía de la empresa a través de la decoración, como ocurre con la Sala Malena Experience, mucho mejor.

Otro punto a tener en cuenta es la accesibilidad y comunicación, tanto en transporte público como en coche privado.

Respecto a la fecha, antes de decidirse por un día es importante comprobar que no hay un gran evento en la ciudad o fiestas próximas. De esta manera, evitaremos reducir el poder de convocatoria enormemente.

Qué ofrecemos

Los servicios que ofrezcamos irán en línea con el tipo de evento que vayamos a preparar. Iluminación, mobiliario, catering y sonido son algunos de los elementos fundamentales que estarán presentes en cualquier celebración.

En algunas ocasiones, el espacio ofrece todas estas cuestiones. Será un punto importante a revisar y negociar a la hora de decidirse por un lugar en concreto.

 

La importancia de elegir un buen catering

 

El catering es otro de los grandes pilares en la celebración de cualquier evento. Debe valorase el tipo de elaboraciones, la capacidad de adaptación al espacio y volumen de invitados del catering. También los servicios que incluya. No te olvides a la hora de fijar el menú tener en cuenta alergias, intolerancias u opciones alimentarias de los invitados.

Sea un evento de día o de noche, no podemos olvidarnos del DJ para animar la celebración. Tampoco de un photocall en el que nuestros invitados inmortalicen su paso por la fiesta.

Convocatoria

Es, sin duda, uno de las fases más importantes de cara a la celebración de un evento. Al hablar de un evento empresarial, los primeros convocados deben ser los propios empleados. A ellos podremos dirigirnos a través del sistema habitual de comunicación interna.

Si es un evento abierto al público, las redes sociales pueden convertirse en un gran aliado. Una imagen creativa o un vídeo original nos ayudará a captar la atención de nuestros seguidores.  Las redes sociales deben utilizarse también durante y después del evento a través de un hashtag identificativo del evento.

Con ello, incentivaremos a los asistentes a que compartan en sus perfiles su experiencia en la fiesta. Durante la celebración, también debería haber una persona publicando contenido sobre el evento en los perfiles de la empresa. También debería compartirse todo el contenido en el que se etiquete a la empresa.

Regalo

Es habitual en las celebraciones de empresa dar a los asistentes un detalle conmemorativo del evento. El regalo debe ser algo útil que si no le sirve al invitado, pueda ser utilizado por alguien de su entorno. También debe ir acorde con los valores corporativos de la compañía.

Si es una empresa con políticas estrictas respecto a la protección del medioambiente, el regalo que se ofrezca a los invitados debe ir en esta misma línea.

 

Imágenes: Malena Events & Catering

Autor: Malena Events&Catering

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