Imprescindibles en la organización de tu evento

Organizar un evento no es tarea fácil.

Son muchos los aspectos a tener en cuenta. Entre otras cosas, disponer del tiempo suficiente para poder preparar y cuidar cada detalle del evento.

A continuación, os detallamos algunos de los puntos más importantes a considerar antes de comenzar con la preparación del evento.

 

Fecha y ubicación

Como comentábamos anteriormente, la fecha es una de las elecciones más determinantes cuando organizamos un evento.

Debemos contar el margen de tiempo suficiente para poder cubrir todos los aspectos que requiere un evento, incluidos contratiempos que puedan surgir durante la preproducción.

Lo recomendado para eventos pequeños es contar, como mínimo, con dos meses de antelación. En caso de eventos de mayor envergadura, lo recomendable es comenzar a organizar el evento cinco meses antes de la fecha de la celebración.

Presupuesto

El presupuesto va a determinar la envergadura del evento que vamos a celebrar. Es importante ajustarse al presupuesto y excederse en el número de acciones económicamente no es viable.

Por otro lado, siempre aconsejamos reservar un porcentaje de la partida para posibles imprevistos. Es muy difícil que durante todo el proceso no haya un cambio de planes no previsto. Por ello, es recomendable contar con un pequeño colchón económico con el que se pueda hacer frente a cualquier gasto extra.

 

Es importante contar con un presupuesto real para la organización del evento

Ubicación

El lugar elegido estará determinado por el presupuesto. Una vez se haya asignado una cantidad determinada al espacio, se deben buscar diferentes opciones que cubra todas las necesidades logísticas y técnicas imprescindibles.

Esto va desde el aforo hasta la accesibilidad de sala, cuestiones de seguridad, etc. Es importante que el espacio esté bien comunicado en cuanto a transporte. También que haya servicio de parking o alguna alternativa para los asistentes.

Catering

La buena comida es siempre un aliciente en cualquier celebración. Por ello, es importante elegir un buen servicio de catering que sea capaz de adaptarse a las características de la celebración (traslado, montaje, adecuación del espacio) así como a los gustos y particularidades de los asistentes.

En muchas ocasiones, los catering incluyen mantelería, bandejas, vajilla… todo ello, habría que dejarlo fijado con el catering para así evitar duplicidades.

En el blog de Malena Events&Catering os ampliamos esta información con un post con consejos a la hora de elegir un servicio de catering.

 

Cuanto más personalizado esté tu evento mucho mejor.

Guión

De cara a la organización interna y una vez que se hayan fijado las características del evento, es importante realizar un guion donde quede reflejado el timing del evento así como las alternativas por si surge algún problema, poder continuar con la celebración con la mayor normalidad posible.

Personalización del evento

Es importante que todo vaya en sintonía con la filosofía y carácter del organizador. Todo ello se debe reflejar en la decoración, en la música, el menú y la presentación de los platos así como en los regalos que se den a los invitados.

Si el recuerdo es positivo, los asistentes siempre asociarán la marca o la persona organizadora con ese grato recuerdo.

Estas son solo algunas de las pautas. Sin embargo, son muchas los aspectos que deben cuidarse y atender con especial atención durante los meses previos a la celebración de un evento.

Imágenes: Malena Events&Catering, Pinterest

Autor: Malena Events&Catering

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