Soluciones para que tus reuniones no se hagan eternas

Seguro que conoces que alguien a quién le encantan las reuniones. Aprovecha para estirar las piernas, comentar el fin de semana, charlar… Y cuando te das cuenta ha pasado una hora y todavía no habéis entrado en materia. Si no quieres que tus reuniones se hagan eternas, intenta aplicar las siguientes recomendaciones y verás cómo salís todos ganando:

  1. Convócalas solo cuando sea necesario. Pregúntate si puedes sustituir la reunión por un email, una llamada o una visita improvisada. Uno de los problemas de las reuniones es que a menudo tenemos tantas que pierden valor. Si solo las convocas para aquello importante, los asistentes también le otorgarán más respeto.
  2. Marca las reglas del juego. Justo cuando empieces tu reunión, informa a tus compañeros de cuánto durará, los temas que se tratarán y los objetivos que pretendes conseguir. Con unas reglas claras, es más complicado irse por las ramas. Pero tú tienes que ser la primera en cumplirlas. Así que no los hagas salir tarde ni trates más temas de la cuenta. Si tú no obedeces, el resto tampoco lo hará.
  3. Evita las interrupciones. Procura que no haya móviles ni tabletas encima de la mesa, que puedan distraer la atención de los asistentes a la reunión. Es preferible una reunión de 10 minutos con la atención máxima de todos, que una hora con diez interrupciones.
  4. Coordina. Marca los tiempos, pregunta a aquellas personas que veas que interaccionan menos, pide brevedad o concisión o aquello que creas conveniente. ¡Sin miedo! Pero con toda la amabilidad posible.reuniones3
  5. Pide conclusiones. Una buena técnica para ir cerrando temas de una forma ordenada, es el hacer pequeñas conclusiones para cada bloque. Simplemente di en voz alta “Como conclusiones, en relación a este tema, acordamos que …”. Las conclusiones ayudan a que los asistentes interpreten que se va avanzando y que ya queda menos para terminar.
  6. Hoja de deberes. Es importante que al finalizar la reunión mandes un email a los asistentes con un resumen de lo que ha sido la reunión, los acuerdos llegados y las tareas que debe llevar a cabo cada uno. Por escrito, todo toma mayor importancia.

Imágenes:Pinterest 

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